Care-Planner

Une fois connecté à votre espace, cette page affichera également les coordonnées de votre association (responsable de traitement RGPD).

Information sur le traitement de vos données personnelles

Dans le cadre de votre activité au sein de votre association, vos données personnelles sont traitées via le logiciel Care-Planner.

Responsable de traitement

votre association, . Pour exercer vos droits, contactez : contact à demander auprès de votre association.

Éditeur du logiciel (sous-traitant)

EI TRANCHAND Nicolas, exerçant sous le nom commercial « L'Espace d'Être Soi », SIREN 853 381 325, 31 rue de la République, 38300 BOURGOIN-JALLIEU. L'éditeur agit en qualité de sous-traitant sur instruction documentée du responsable de traitement, conformément à l'article 28 du RGPD.

Finalités du traitement

• Gestion administrative et RH (salariés et bénévoles)
• Organisation et planification des interventions
• Communication avec les établissements partenaires
• Tenue de la base documentaire de l'association
• Respect des obligations légales applicables à l'association

Fondements juridiques

• Salariés et assimilés (intermittents, stagiaires, alternants) : exécution du contrat de travail (article 6.1.b du RGPD).
• Bénévoles : adhésion à l'association et intérêt légitime de celle-ci à organiser son activité bénévole (article 6.1.f du RGPD). La convention de bénévolat, lorsqu'elle existe, n'est pas un contrat au sens du RGPD et ne constitue pas une base légale autonome.
• Tous statuts : respect des obligations légales applicables à l'association (article 6.1.c du RGPD — déclarations sociales, comptabilité, sécurité).
• Pour les traitements transverses (journalisation, sécurité) : intérêt légitime de l'association et de l'éditeur à assurer la sécurité du système d'information.

Données traitées

Identité, coordonnées, données professionnelles (qualifications, disponibilités, planning) et suivi administratif des interventions (heures à déclarer, à payer ou à facturer, et suivi de leur traitement).

Important — Exclusion des données de santé : Care-Planner n'est pas destiné à héberger des données de santé au sens de l'article 9 du RGPD. Ni l'association ni l'éditeur n'enregistrent de telles données dans le logiciel. Les règles d'usage applicables à la connaissance d'informations relatives à la santé d'un patient ou d'une personne accompagnée sont précisées dans la charte informatique de votre association.

Destinataires

Personnels habilités de l'association, et le cas échéant organismes sociaux et partenaires conventionnés. Aucune donnée n'est utilisée à des fins commerciales ni cédée à des tiers. Les données sont hébergées en France par o2switch et soumises au RGPD. Seule exception : si la messagerie de l'hébergeur est indisponible, les courriels envoyés par Care-Planner peuvent passer par son relais de secours (MailChannels), qui peut les faire transiter hors de l'Union européenne sous les garanties prévues par le RGPD, sans les conserver après leur remise.

Durée de conservation

Vos données sont conservées pendant toute la durée de la relation avec l'association. À la fin de celle-ci, elles entrent dans un cycle d'archivage en trois phases :

• Phase 1 — Compte actif : pendant l'engagement. Visible des personnes habilitées dans le cadre de leur mission.
• Phase 2 — Archivage intermédiaire (accès restreint et tracé), pendant 5 ans à compter de la fin de la relation. Cette durée correspond à la prescription civile générale (article 2224 du Code civil), qui couvre également la prescription du contentieux social (article L.1471-1 du Code du travail) pour les statuts salariés. Les données sortent de la consultation courante mais peuvent être ré-ouvertes dans des cas strictement encadrés (obligation légale, contrôle, contentieux, exercice d'un droit). Toute consultation est journalisée nominativement.
• Phase 3 — Archive d'activité : passé l'échéance ci-dessus, et sauf procédure en cours, les données permettant d'identifier et de recontacter la personne sont supprimées. Seules subsistent, le cas échéant, les traces nominatives strictement nécessaires à la mémoire des activités passées de l'association (mention dans la liste des participants à une réunion ou une formation, par exemple).

Durées particulières applicables à certains traitements :

• Données comptables (paie, remboursements, justificatifs) : durées spécifiques imposées par le Code de commerce et le Code général des impôts (typiquement 10 ans).
• Notes personnelles du responsable d'entretien : 30 jours après signature de l'entretien, sauf demande explicite du responsable de les conserver.
• Cahier de liaison entre intervenants : 12 mois glissants (continuité de service).

Décision automatisée et profilage

L'association ne prend aucune décision automatisée produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative au sens de l'article 22 du RGPD. Aucun profilage n'est mis en œuvre. Toute évaluation, décision d'engagement, de mission ou d'orientation est prise par des personnes physiques de l'association.

Engagement de non-utilisation contre la personne

L'association et l'éditeur s'engagent à ce que les données collectées dans Care-Planner ne soient jamais utilisées contre la personne concernée dans des conditions qui dépasseraient ce que prévoit la loi. En particulier :

• les évaluations, retours d'entretiens, observations ou compétences enregistrées ne peuvent fonder une sanction ou une mesure défavorable que si les éléments factuels qui les accompagnent le justifient et selon la procédure applicable ;
• les journaux techniques et de sécurité (voir ci-dessous) servent exclusivement à la sécurité du service, au diagnostic des erreurs et à l'investigation en cas d'incident ; ils ne contiennent pas votre activité dans le logiciel et ne servent jamais à contrôler les personnes ;
• les notes personnelles d'un responsable, lorsqu'elles existent, sont strictement privées et soumises à une purge automatique ; elles ne peuvent en aucun cas être communiquées à un tiers ni servir de preuve à charge.

Cookies et traceurs

Care-Planner n'utilise que des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement : maintien de votre session après connexion, et reconnaissance de l'appareil depuis lequel vous vous êtes déjà connecté, pour ne pas vous bloquer quand quelqu'un essaie votre identifiant. Aucun cookie de mesure d'audience, de marketing ou de publicité n'est déposé. Ces cookies sont exemptés de consentement préalable (article 82 de la loi Informatique et Libertés). La liste détaillée est consultable depuis le pied de page (icône cookie).

Journal des événements de sécurité

Care-Planner ne tient pas de journal de votre activité : ni vos connexions réussies, ni vos consultations, ni vos saisies ne sont enregistrées dans un journal. Seules certaines données de gestion portent leur auteur parce que c'est leur objet (par exemple : qui a traité une instruction de paie ou de facturation, qui a décidé d'une fonction ou d'un changement de statut).

Pour protéger le service, l'éditeur tient un journal des seuls événements de sécurité : échecs de connexion, tentatives bloquées, accès refusés, sessions fermées par sécurité. Chaque ligne indique la date et l'heure, l'événement, la page, le compte connecté s'il y en a un et l'adresse IP. L'identifiant saisi lors d'un échec n'est jamais conservé en clair, et aucun contenu de vos données n'y figure. Ce journal est conservé 12 mois puis effacé automatiquement. Il est lu par l'éditeur seul, lors de ses revues de sécurité et en cas d'incident ; votre association peut obtenir les lignes qui concernent ses comptes. Fondement : intérêt légitime de l'association et de l'éditeur à assurer la sécurité du système d'information, et obligation de sécurité de l'article 32 du RGPD.

Journalisation technique pour le diagnostic d'incidents

Indépendamment des journaux applicatifs ci-dessus, Care-Planner enregistre dans un journal technique distinct les erreurs informatiques rencontrées lors de l'exécution du logiciel (erreurs de programmation, erreurs de base de données, exceptions). Ce journal contient la date et l'heure de l'erreur, l'identifiant numérique de l'utilisateur concerné (sans son nom), l'association concernée, l'URL appelée et le détail technique de l'erreur.

Ces journaux sont strictement réservés à l'administrateur général de l'éditeur à des fins de diagnostic et de correction. Ils ne sont pas accessibles aux administrateurs des associations. Ils sont conservés 7 jours, puis automatiquement purgés.

Le fondement juridique est l'intérêt légitime de l'éditeur à maintenir le bon fonctionnement du service et à corriger les défauts logiciels (article 6.1.f du RGPD).

Accès exceptionnel aux archives intermédiaires

Les consultations de fiches en phase d'archivage intermédiaire ne sont possibles qu'à un cercle restreint de personnes habilitées, sur saisie d'un motif et après réception d'un code de vérification par courriel. Chaque consultation est journalisée pour une durée maximale de 5 ans après la fin de l'archivage de la personne consultée.

Compte administrateur et décisions de droits

Le compte administrateur de votre association ne s'ouvre qu'avec un code envoyé à l'adresse électronique de l'une des personnes que l'association a autorisées. Ces adresses sont nominatives et tenues dans la base de votre association.

Care-Planner garde la trace des connexions à ce compte (date, personne, appareil et navigateur), des ajouts et retraits de personnes autorisées, et des décisions qui accordent ou retirent un droit d'accès : ajout ou retrait d'une page ou d'une fonction, appartenance à une équipe ou à une liste qui ouvre une lecture, création, mise en sommeil, archivage ou réactivation d'un compte, réinitialisation d'un mot de passe, changement d'adresse électronique. Chaque ligne dit qui a pris la décision, quand, pour quel compte, et l'état avant et après. Elle ne contient ni adresse IP ni aucun contenu de vos données.

Finalité : sécuriser l'usage du compte administrateur et permettre à l'association de rendre compte de qui a eu accès à quoi. Fondement : intérêt légitime de l'association et obligation de sécurité (article 32 du RGPD). Durée : 3 ans, puis effacement automatique.

Qui la voit : les personnes autorisées à utiliser le compte administrateur, pour toute la trace. Vous voyez vous-même, sur votre accueil et dans votre profil, les changements de vos propres droits ; leur auteur est nommé s'il s'agit de l'administrateur ou de l'éditeur intervenant à la demande de l'association.

Vos droits

Vous disposez de droits d'accès, de rectification, d'effacement (dans les limites légales), de limitation, d'opposition et de portabilité prévus aux articles 15 à 22 du RGPD. Pour les exercer, contactez contact à demander auprès de votre association.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Sécurité

L'éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (chiffrement des échanges, mots de passe hachés et refus des mots de passe courants, contrôle d'accès, sauvegardes chiffrées, journal des événements de sécurité) pour protéger vos données. Le détail figure dans l'Annexe 2 du contrat de licence conclu entre l'éditeur et votre association.

Mise à jour de la présente politique

Cette politique est susceptible d'évoluer. Toute modification substantielle donnera lieu à une nouvelle prise de connaissance lors de votre prochaine connexion. La version courante est toujours consultable depuis le pied de page (icône bouclier).

Le site Care-Planner utilise les cookies et le stockage local du navigateur suivants. Aucun cookie de mesure d'audience tierce, de marketing ou de publicité n'est déposé.

Cadre juridique

Les cookies marqués « Essentiel » sont strictement nécessaires au fonctionnement du service. Conformément à l'article 82 de la loi Informatique et Libertés, ils sont exemptés de consentement préalable. Les cookies marqués « Optionnel » nécessitent votre consentement explicite, qui peut être retiré à tout moment.

Gestion via votre navigateur

Vous pouvez à tout moment configurer votre navigateur pour refuser tout ou partie des cookies. Attention : refuser les cookies essentiels empêchera la connexion au service.

Contact

Pour toute question relative aux cookies : rgpd@care-planner.org